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Azafatas para Eventos, un básico imprescindible para ferias y eventos

Si una frase importa el mundo de la empresa es: “la primera apariencia importa”. Por eso a la hora de montar el stand de una empresa en una feria del sector, tan importante es lo que queremos transmitir como la forma en la que lo transmitimos a los clientes.

De hecho, es mejor ir a pocos eventos pero que tengan gran afluencia de tráfico y donde podamos causar un gran impacto que realizar pequeñas acciones de marketing en ferias de menor calado.

El motivo es sencillo, al final los gastos de gestión y el desgaste del equipo se acelera. Por ello mejor concentrar la inversión para una gran cita anual. Y que en ese evento no falte de nada, tampoco hay que hacer un dispendio, pero todo tiene que fluir perfecto.

¿Qué debería incluir un buen stand en una feria?

  • Stand con diseño atractivo, funcional y cómodo. Con espacio suficiente para exponer los productos más relevantes del negocio, que los clientes se informen, conozcan casos de éxito, los prueben y a ser posible los compren en el mismo lugar. Esto implica tener que montar una especia de zona de almacenamiento de productos interior y otra exterior más visual y práctica casi como si fuera una pequeña tienda (corner shop). También es atractivo disponer de dos zonas diferencias en el stand, una para  reuniones de negocios que permitan informar a los clientes VIP y hablar un poco más en privado y otra más abierta que sirva tanto de espacio informativo como más relajado, pero a su vez esté orientada a poder hablar con los clientes potenciales o las reuniones que se han concretado. Las necesidades del stand dependerán del tipo de negocio de la empresa. Pero es importante darselas bien definidas a la empresa que lo confeccionará y estar pendiente de las preguntas y la evolución del mismo tanto a la hora de confeccionarlo como a la hora de montarlo, con el fin de que quede exactamente como queríamos.
  • Personal comercial formado con suficiente capacidad para atender a los clientes y las preguntas más técnicas o complejas. E incluso cobrarles.
  • Equipos multimedia para decorar y crear el impacto audiovisual que buscamos en nuestro stand. Junto con los medios informáticos e Internet para estar operativos esos días en la feria.
  • Azafatas profesionales para ayudarnos en la tareas de atención a los clientes, organizar mejor el stand y que se puedan quedar al cargo del mismo cuando todo el personal comercial de la empresa está ocupado atendiendo a los clientes o si tienen que hacer un pequeño recado. Digamos que unas buenas azafatas nos servirán para cuidar el stand y ayudarnos a tenerlo todo mejor organizado en los momentos más estresantes en los que haya picos de trabajo. Si además se le dan unas pautas comerciales pueden ayudarte a vender o a recoger los contactos comerciales o realizar promociones y sorteos en el stand o bien organizar el catering. Es un personal auxiliar que te vendrá de lujo el día del evento.

Estar presente en un evento relevante en tu sector es una gran oportunidad para montar una campaña de marketing directo orientada a conseguir ventas a corto plazo y también, como no, es ideal como campaña para introducir una nueva marca en el mercado. En el siguiente evento, ya sabes, ten en cuenta todos estos criterios a la hora de montar tu stand y el éxito en la feria estará algo más cerca.

Pasos para hacer una campaña de marketing online sencilla para organizar un evento

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La intención de este artículo es dar una serie de claves, en forma de pasos para hacer una campaña de marketing online sencilla que permita dar a conocer un evento que se está organizando:

  1. Realiza una estimación de los gastos que puedes dedicar a labores de comunicación.
  2. Identificar a todos los influenciadores del sector. Pueden ser revistas especializadas, programas en cadenas de televisión, newsletters, bloggers, podcasters, youtubers, twitteros. Todo aquel medio o persona que sea capaz de transmitir nuestros mensaje en forma de altavoz y nos permita llegar a muchas más personas interesadas.
  3. Planifica una forma en la que nos vamos a poner en contacto con ellos y el mensaje que se les va a dar a cada uno de ellos, con objeto de lograr captar su atención, y a través de una colaboración Win to Win podemos darle difusión al evento que estamos organizando. Este ejercicio de relaciones públicas, requiere tiempo, cuidado y a ver invertido previamente en tratar de saber cuáles son los intereses de la otra parte para poder lograr un mayor entendimiento.
  4. Desarolla las acciones de comunicación cada una a su debido tiempo. Prioriza en lo importante desde el principio y sube progresivamente la intensidad conforme se acerca la fecha del evento.
  5. Invierte en publicidad. Muy parecido a la comunicación con influencers, pero ahora hay que tener claro cuáles son los medios y las formas en los que nos queremos anunciar para captar tráfico cualificado de usuarios que convertiremos en clientes. ¿Haremos publicidad en facebook? ¿Haremos publicidad en linkedin? ¿Haremos publicidad en el buscador de google a través de google adwords? o tal vez ¿hagamos publicidad display? Sea lo que sea que se vaya a hacer, empieza invirtiendo la publicidad de forma progresiva dando prioridad aquella que mejor coste/resultados creas que vaya a dar.
  6. Mide el retorno de la inversión de las acciones que se están realizando, conforme se van ejecutando. No esperes al cierre del evento para tomar una decisión. Debe ser un análisis en tiempo real para poder mover las fichas a aquella parte del tablero que más estén ayudando a conseguir resultados positivos.
  7. Cuida las formas durante el evento y estimula la participación positiva de los asistentes en redes sociales. Haz un buen uso de las redes sociales, a través de hashtags, retweets y seguimiento de las citas o mensajes que nos vayan ofreciendo. Ofrece incentivos a compartir en redes sociales a través de detalles o acceso a servicios premium o simplemente ganándotelos con detalles originales y sorprendentes como una atención por encima de sus expectativas.

A priori gestionar la comunicación de un evento puede parecer sencillo, pero nada más lejos de la realidad, resulta bastante complejo y suele ser una ardua tarea que lleva varios meses de trabajo. Así que las empresas habitualmente suelen contratar los servicios de empresas de Organización de eventos en Madrid como divertia.es que ahorran una gran cantidad del trabajo y ofrecen resultados profesionales a la carta, listos para llegar y disfrutar.